Cara Kerja Optical Character Recognition dan 5 Manfaatnya

Cara Kerja Optical Character Recognition dan 5 Manfaatnya

Bagi perusahaan yang baru memulai sistem digital, pasti ada banyak tantangan yang dihadapi. Salah satunya terkait dengan tugas administratif internal di dalam perusahaan, terutama bagi mereka yang menyediakan jasa. Ini berarti perusahaan akan perlu memindahkan banyak dokumen cetak, seperti formulir, menjadi dokumen soft copy. Tugas ini menjadi rumit jika perusahaan tidak memanfaatkan optical character recognition (OCR).

‍

Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang prinsip kerjanya mirip dengan teknologi pemindaian. Konsep OCR melibatkan penyalinan gambar atau foto menjadi teks yang dapat langsung diedit. Teknologi ini tidak hanya mampu menyalin tetapi juga membedakan antara huruf dan angka bahkan dari gaya tulisan tangan yang berbeda. Pemindai menghasilkan output dalam format file seperti jpg, jpeg, png, atau pdf, sementara aplikasi OCR menghasilkan soft file atau dokumen yang dapat diedit. Mari kita bahas cara kerja OCR dan manfaatnya bagi perusahaan.

‍

Cara Kerja Optical Character Recognition

Untuk mengakses OCR, pengguna memerlukan perangkat lunak atau aplikasi khusus yang menawarkan fungsi ini. Beberapa aplikasi dapat digunakan pada PC atau laptop, sementara yang lain berukuran lebih kecil dan dapat diinstal pada perangkat seluler atau smartphone. Proses penyalinan gambar melalui OCR melibatkan beberapa tahap:

1. Pertama, aplikasi OCR mendeteksi dan meluruskan gambar yang miring atau tidak sejajar untuk memudahkan proses pembacaan.
2. Kedua, OCR mengidentifikasi konten file, mengklasifikasikannya menjadi teks dan gambar. Misalnya, dalam file formulir, teks dan logo perusahaan akan diidentifikasi sebagai elemen terpisah.
3. Ketiga, OCR mengidentifikasi orientasi teks di setiap bagian dan menyesuaikannya sehingga semua bagian file (gambar) sejajar. Penyesuaian orientasi mungkin memutar gambar sebesar 90°, 180°, atau 270°.
4. Keempat, OCR mengidentifikasi kembali huruf dan angka, penting untuk menganalisis teks tulisan tangan yang memerlukan presisi lebih tinggi.
5. Terakhir, OCR mengidentifikasi setiap kelompok yang dipisahkan dan melakukan cross-check hasil dengan database program OCR. Semua huruf dan angka yang awalnya dalam format soft file seperti jpg atau pdf kemudian dikonversi menjadi file format teks. Penting untuk mengatur format file yang diinginkan di awal operasi. Beberapa format file teks termasuk Ms Word, Ms Excel, Rich Text, TXT, dan lainnya.

‍

Jika Anda berpikir manfaat OCR sepertinya sepele, Anda harus memahami signifikansinya dalam lingkungan perusahaan, terutama bagi perusahaan yang beroperasi dalam sistem digital.

‍

Manfaat Optical Character Recognition

1. Memudahkan Pengelolaan Data Cetak:Setiap perusahaan memiliki data cetak yang perlu didigitalkan untuk memudahkan pengeditan. Aplikasi OCR sangat membantu dengan menghilangkan kebutuhan pengetikan manual, menghemat waktu dan tenaga.
2. Meningkatkan Akurasi:Pemrosesan otomatis oleh sistem OCR meningkatkan akurasi file. Sistem OCR mengidentifikasi semua objek dalam file, mengurangi kesalahan manusia.
3. Menyederhanakan Pencarian Data:Data yang dapat diedit memungkinkan pencarian yang efisien. Misalnya, tabel berisi ratusan nama pelanggan dan pendapatan mereka dalam format jpg perlu dikonversi ke Ms Excel atau Ms Word untuk memudahkan pencarian.
4. Andal Saat Bencana:File digital dapat diakses di mana saja jika perusahaan memelihara database yang baik. Semua dokumen dapat diakses selama ada koneksi internet, bahkan dalam kejadian bencana seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dll.
5. Meningkatkan Layanan Pelanggan:Perusahaan yang berurusan dengan berbagai pelanggan, terutama yang lebih tua yang lebih suka menulis manual daripada pengajuan online, dapat memanfaatkan aplikasi OCR untuk mengelola data tersebut secara efisien.

‍

Baik perangkat keras maupun perangkat lunak berbasis OCR sangat membantu perusahaan dalam memajukan digitalisasi sistem. OCR, teknologi yang tampaknya sederhana, menghasilkan manfaat signifikan dan mendukung transformasi penting. Oleh karena itu, jika sebuah perusahaan memerlukan fitur seperti itu, sebaiknya mulai menerapkan OCR sekarang. Brick adalah salah satu entitas yang dapat memaksimalkan manfaat OCR di seluruh fiturnya, termasuk data transaksi, data tenaga kerja, dan lainnya.